Kommunikationsopgaven omfatter den samlede kommunikation for Færdselsstyrelsen - internt og eksternt - både strategisk, i forbindelse med større projekter, hjemmeside, Færdselstavlen, LinkedIn samt generel sparring og rådgivning af direktionen og den øvrige organisation. Opgaven omfatter også håndtering af pressen.
Ministerbetjening
Ministerbetjening (MIN) har det overordnede ansvar for koordinering af bestillinger fra departementet og kvalitetssikringen af Færdselsstyrelsens besvarelser af disse.
Betjening af departementet og ministeren er en fast del af driften i ministerbetjening, hvor vi bidrager med at sikre en høj rettidighed og kvalitet i de sager, som kommer forbi os. Dette indebærer blandt andet, at vi medvirker til kvalitetssikring af besvarelser til departementet, udarbejdelse af ministersvar, kontorsvar, notater og evalueringer samt andre opgaver, der understøtter styrelsen og departementet.
Facility
Facility Management (ofte også kaldet FM) holder styr på styrelsens mange lokationer. Dette sker i et tæt samarbejde med Bygningsstyrelsen og vedr. alle opgaver fra at finde egnede lokationer, koordinere flytninger, ændringer og håndtere fejlmeldinger (f.eks. manglende rengøring), som meldes ind fra lokationerne.
AC- og sekretærunderstøttelse
Sekretærunderstøttelsen af direktionen omfatter al form for sekretærbistand, herunder mødebooking og håndtering af direktionens dagsordener og referater. AC-understøttelsen består i grove træk af udarbejdelse af oplæg og notater til direktionen samt koordinering af tværgående processer med politisk og strategisk sigte.
Organisations- og ledelsesudvikling
Direktionssekretariatet varetager den overordnede organisations- og ledelsesudvikling, arbejder med strategisk sparring med direktionen, udarbejder processer, forløb samt konceptudvikling inden for området. Denne opgave løses i tæt samarbejde med HR.
EU-koordination og internationalt samarbejde
Fokus er på at styrke og kvalificere indsatsen på det internationale område og støtte alle dele af Færdselsstyrelsen i det internationale arbejde, herunder særligt at koordinere styrelsens arbejde med dansk EU-formandskab for Rådet i 2025.
- Intern og ekstern kommunikation
- udarbejde nyheder
- understøtte og rådgive organisationen i div. kommunikationsopgaver
- udvikle og vedligeholde Færdselsstyrelsens hjemmeside og Færdselstavlen samt øvrige platforme
- Udarbejde nyhedsbreve mm.
- Pressehåndtering
- udarbejde pressemeddelelser og presseberedskaber
- håndtere pressehenvendelser
- vejlede organisationen i forbindelse med pressehenvendelser
- Ministerbetjening
- Håndtering af departements- og ministerbestillinger (herunder også EU-sager)
- Sparring med fagmedarbejdere i forbindelse med udarbejdelse af bestillinger mv.
- Tovholder på større tværgående bestillinger (også kaldet "samlesager").
- Kvalitetssikring af bestillinger mv.
- Udarbejdelse af statistik og rapportering på området
- Facility
- Ansvarlig for styrelsens bygningsportefølje
- Sikring af inventar og fysiske arbejdspladser (f.eks. ved nyansættelser) – herunder også hjemmearbejdspladser
- Forbindelsesled til Bygningsstyrelsen og ISS
- Understøtte driften og bygningerne i forhold til prioritering og gennemførelse af diverse tiltag og projekter
- Generel optimering af bygningsområdet
- Varetager fællesindkøb
- Direktionssekretærer
- kalenderkoordinering, mødebooking og facilitering af møder
- dagsordens- og referathåndtering
- håndtering af fakturaer
- rejsebestillinger for direktionen og forretningen
- diverse ad-hoc opgaver for direktionen
- Strategisk understøttelse
- håndtere og besvare bestillinger og opgaver af tværgående og strategisk karakter
- udarbejde oplæg, notater og præsentationer
- politisk og strategisk ajourføring
- kvalificere og understøtte direktionens dagsordensproces
- koordinere tværgående processer som MRP, institutionsmøde mm.
- Ledelses- og organisationsudvikling
- Færdselsstyrelsens strategi, mødestruktur mv.
- organisationsudvikling af tværgående karakter
- facilitering af tværgående karakter i relation til direktionens opgaver
- EU-koordination og internationalt samarbejde
- Koordinere styrelsens arbejde med dansk EU-formandskab for Rådet i 2025
- Skabe overblik over styrelsens internationale område
- Koordinere arbejdet på tværs af fagområder
- Understøtte styrelsens medarbejdere og ledere i deres møde med det internationale arbejde
- Understøtte styrelsens direktør og øvrige direktion i at nå styrelsens ambitioner
- Etablere et tæt samarbejde med departementet